Regolamento per l’accesso e la consultazione dell’Archivio e Biblioteca

Chiunque acceda all’archivio o alla biblioteca o comunque fruisca dei servizi di consultazione, prestito e riproduzione è tenuto al rispetto delle norme del presente regolamento

ART. 1 NATURA E FINALITÀ DELL’ARCHIVIO E DELLA BIBLIOTECA

1. Fondazione Mondadori opera per la catalogazione, l’aggiornamento e la pubblicazione, nonché l’ampliamento e l’arricchimento delle fonti archivistiche, bibliografiche e documentarie relative all’attività del mondo editoriale.
2. L’Archivio e la Biblioteca presso Fondazione Mondadori sono finalizzati a garantire la conservazione, l’inventariazione, la riproduzione e la fruizione dei fondi archivistici e bibliografici conservati, nel rispetto della legislazione vigente.
3. Archivio e Biblioteca sono gestiti con modalità che garantiscono l’integrità, la conservazione dei fondi e l’accesso per motivi di studio o ricerca nel rispetto della legislazione vigente. Nel perseguimento di questi obiettivi si tiene conto dei diritti e interessi legittimi dei proprietari, dei titolari di diritti d’autore e connessi, delle persone citate nei documenti e degli utenti che ne fruiscono.

ART. 2 MODALITÀ DI ACCESSO E CONSULTAZIONE DELL’ARCHIVIO

1. L’accesso all’archivio per la consultazione dei fondi è limitato ai soggetti che perseguano una finalità di studio o ricerca. Sono ammessi in sala di studio i lettori che abbiano compiuto il 18° anno di età, in possesso di un documento di identità valido, e in particolare:
   • docenti e ricercatori;
   • studenti universitari, laureandi, dottorandi di ricerca, borsisti;
   • operatori del settore editoriale;
   • curatori di mostre e di convegni.
2. Il soggetto che intende consultare i documenti di un fondo deve presentare richiesta scritta alla Soprintendenza Archivistica redatta secondo i moduli da quest’ultima all’uopo predisposti.
   Il nulla osta rilasciato dalla Soprintendenza Archivistica è personale e incedibile.
3. La consultazione di un fondo è subordinata alla presentazione di copia autentica del nulla osta rilasciato dalla Soprintendenza Archivistica e alla registrazione, nell’apposito “Registro consultazioni” di Fondazione Mondadori, del nominativo del soggetto ammesso e alla presentazione della “Domanda di ammissione alla consultazione dell’Archivio e/o Biblioteca di Fondazione Mondadori.
   Fondazione Mondadori conserva la richiesta di accesso e il nulla osta rilasciato dalla Soprintendenza Archivistica.
4. Le modalità di accesso alla sala di studio seguono gli orari e le norme indicate nel presente regolamento. Gli studiosi devono in ogni caso prendere accordi con il personale della Fondazione per programmare la consultazione dell’Archivio. Lo studioso può richiedere fino a due pezzi per ogni giro di distribuzione (purché non superi i 10 pezzi in deposito). I moduli per la richiesta delle unità archivistiche devono essere presentati:
   • il mattino entro le ore: 10.00, 11.15, 12.15;
   • il pomeriggio entro le ore: 14.30, 16.00.
5. Le modalità di accesso alla sala di studio seguono gli orari e le norme indicate nel Regolamento generale di consultazione di Fondazione Mondadori. gli studiosi devono in ogni caso prendere accordi con il personale di Fondazione per programmare la consultazione dell’Archivio.
6. La consultazione di documenti e/o volumi è gratuita e consentita solo alla presenza del personale addetto previa compilazione di un modulo.
7. Sono esclusi dalla consultazione i fondi in via di riordino, quelli da considerarsi riservati, per decisione della Fondazione o dei proprietari dei fondi, e quelli di cui agli artt. 122-127 del Codice dei beni culturali e del paesaggio (D.Lgs. 22 gennaio 2004 n. 42).
8. In caso di richiesta di documentazione esclusa dalla consultazione perché di carattere riservato e di quella dell’ultimo quarantennio, la consultazione è affidata alla valutazione del responsabile dell’archivio della Fondazione. Questi, sentita la Soprintendenza archivistica e gli eventuali proprietari di un fondo, valuterà di volta in volta rispetto alla documentazione richiesta la compatibilità con le esigenze in materia di riservatezza e di tutela della privacy, secondo la normativa in materia di consultabilità dei documenti e di trattamento dei dati personali. In caso di accoglimento della richiesta, la consultazione è concessa a parità di condizioni a ogni altro richiedente.
9. Gli studiosi ammessi alla consultazione dei fondi d’Archivio devono firmare giornalmente il registro delle presenze e la modulistica correlata (nome; cognome; recapito; n. documento di identità; qualifica; scopo della ricerca; fascicoli consultati; pubblicazioni/mostre).
10. Gli utenti hanno l’obbligo di depositare borse, cartelle, custodie per computer, e in generale qualsiasi tipo di contenitore in appositi armadietti dotati di chiave che si trovano al primo piano dello stabile all’uscita dell’ascensore. È severamente vietato: tenere accesi telefoni cellulari, fumare negli ambienti non destinati a tale uso, scrivere sulle carte d’archivio e sui libri della biblioteca.
11. L’accesso ai depositi è vietato al pubblico.
12. Nella sala di studio è possibile consultare gli inventari cartacei dell’archivio, interrogare il catalogo informatizzato della biblioteca e compiere ricerche su una base dati che include alcuni fondi archivistici. Gli inventari e gli altri strumenti di ricerca disponibili sono messi a disposizione dei richiedenti nei formati e supporti disponibili; le indicazioni per individuare le singole unità archivistiche dovranno essere recuperate da questi strumenti.
13. Nel caso le richieste riguardino unità archivistiche di cui siano disponibili le riproduzioni, la consultazione avverrà su questi supporti, salvo eccezionali e comprovati motivi di studio e ricerca, in ordine alla valutazione dei quali è dato a Fondazione Mondadori ogni più ampio potere tenuto conto dell’esigenza primaria di garantire la conservazione e l’integrità di ogni Fondo e dei documenti che lo compongono.
14. In ogni caso la consultazione dovrà avvenire unicamente presso la sala di studio di Fondazione.
15. Nel caso in cui Fondazione Mondadori non ritenga di poter accogliere la richiesta di accesso agli originali delle unità archivistiche di un fondo, se si tratta di fondi non appartenenti a Fondazione, lo studioso può presentare specifica richiesta ai proprietari di un fondo, che potranno valutarla sentite, ciascuna per quanto di sua competenza, la Soprintendenza Archivistica e Fondazione Mondadori.
    Fondazione Mondadori concede l’accesso agli originali ai soggetti autorizzati a fronte della presentazione di copia autentica del nulla osta rilasciato dal soggetto proprietario di un fondo. Il nulla osta rilasciato dal proprietario è personale e incedibile e, salva diversa indicazione, dà diritto alla consultazione degli originali per una sola volta.
16. Fondazione Mondadori, per motivi dettati dalla necessità di garantire la conservazione degli originali (tra i quali la necessità di farli sottoporre a restauro), ha diritto di sospendere l’accesso alla consultazione degli originali. Fondazione Mondadori è esentata da qualsiasi responsabilità, diretta, indiretta o conseguente, per ogni e qualsiasi danno correlato alla sospensione del servizio di consultazione.
17. Il personale di Fondazione Mondadori preposto al servizio di consultazione ha la facoltà di richiedere, per eccezionali motivi, in qualsiasi momento la restituzione immediata dei documenti o delle loro riproduzioni concessi in consultazione.
18. L’utente è tenuto a rispettare scrupolosamente l’ordine delle carte nei fascicoli e faldoni. L’eventuale disordine pregresso deve essere segnalato al Responsabile. E’ vietato appoggiarsi ai documenti, apporre segni sulle carte o comunque danneggiarle. L’utente risponderà di eventuali danni.
    Al termine della consultazione lo studioso è tenuto a restituire i documenti nello stesso ordine e stato in cui li ha ricevuti. Eventuali comportamenti di trascuratezza o inosservanza comporteranno la non accettazione di ulteriori richieste di accesso.
19. Non è consentito per nessun motivo uscire dall’area della consultazione portando documenti. Sarà il personale addetto all’orientamento a recarsi al tavolo dello studioso che abbia bisogno di specifici chiarimenti.
20. Fondazione Mondadori è tenuta a informare senza indugio gli eventuali i proprietari di un fondo e la Soprintendenza Archivistica di qualsiasi omessa restituzione, totale o parziale, del materiale consegnato in consultazione, così come di qualsiasi danno riscontrabile negli originari riconsegnati al fine di consentire il perseguimento dell’illecito e l’adozione di qualsiasi provvedimento di interdizione o sospensione dell’accesso ad archivi di beni culturali.
21. Fondazione Mondadori potrà richiedere un contributo agli utenti di un fondo a titolo di rimborso delle spese per predisporre e garantire la continuità dei servizi di consultazione.
22. L’utente è tenuto a rispettare le indicazioni del Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici di cui al provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali.
23. L’utente si impegna a consegnare al responsabile dell’Archivio copia dell’elaborato per la realizzazione del quale sia stato utilizzato l’archivio. Nel caso di pubblicazione, gli studiosi sono tenuti a far pervenire all’Archivio di Fondazione un esemplare della stessa.

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ART. 3 CONSULTAZIONE DELLA BIBLIOTECA

1. Le ricerche catalografiche verranno eseguite dai lettori, che possono chiedere consulenza al personale della biblioteca.
2. È necessario compilare tanti moduli quante sono le opere richieste in lettura. L’utente non potrà visionare più di cinque volumi per volta per un massimo di dieci. L’utente non può uscire dalla sala di studio senza prima aver restituito le opere ricevute, che possono essere lasciate in deposito per il giorno o per i giorni successivi (massimo una settimana).
3. I volumi sono esclusi dal prestito a scopo di studio e non è prevista la fotocopiatura.

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ART. 4 PRESTITO

1. Salvo quanto previsto al successivo capoverso, non si effettua il prestito esterno ai locali di Fondazione Mondadori tanto dei documenti originali di un fondo, quanto delle loro riproduzioni.
2. Gli interessati hanno facoltà di presentare a Fondazione e ai proprietari dei fondi richiesta di prestito di specifiche unità archivistiche o di singoli documenti per esposizioni, mostre o altri eventi culturali o scientifici.
3. Il prestito e l’esposizione dovranno essere preventivamente autorizzati dalla Soprintendenza Archivistica per la Lombardia e dai proprietari dei fondi per i fondi non dichiarati.
   Il nulla osta rilasciato dalla Soprintendenza e/o dai proprietari dei fondi è personale e incedibile e, salva diversa indicazione, dà diritto di fruire del prestito per una sola volta e per il periodo specificatamente indicato.
   L’autorizzazione al prestito è in ogni caso subordinata alla prestazione di un’adeguata copertura assicurativa di quanto ammesso al prestito.
4. La consegna in prestito delle unità archivistiche è subordinata alla presentazione delle copie autentiche dei nulla osta rilasciati dagli eventuali proprietari dei fondi e dalla Soprintendenza Archivistica per la Lombardia, della polizza assicurativa.
5. Al momento del ritiro dei materiali dovrà essere sottoscritta una dichiarazione di presa in consegna.
   La copia autentica dell’autorizzazione con nulla osta rilasciato d dagli eventuali proprietari dei fondi e la dichiarazione di presa in consegna sono conservate da Fondazione Mondadori.
6. Fondazione Mondadori ha il diritto di sospendere il prestito o non darvi corso nel caso in cui il nulla osta non individui con sufficiente precisione a quali documenti o unità archivistiche di un fondo si riferisce, così come ogni altro elemento rilevante ai fini della loro corretta esecuzione.
7. Fondazione Mondadori è tenuta ad informare senza indugio gli eventuali proprietari dei fondi e la Soprintendenza Archivistica per la Lombardia di qualsiasi ritardo nella restituzione del materiale consegnato in prestito, così come di qualsiasi danno riscontrabile nel materiale riconsegnato al fine di consentire il perseguimento dell’illecito e l’adozione di qualsiasi provvedimento di interdizione o sospensione dell’accesso ad archivi di beni culturali.

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ART. 5 RIPRODUZIONI DEGLI ORIGINALI

1. Salvo quanto previsto al successivo paragrafo, e la riproduzione fatta a mano di singole opere o brani di opere per uso personale dei lettori, è vietata la riproduzione, con qualsiasi tecnica, dei documenti originali di un fondo.
2. Qualsiasi richiesta di riproduzione dei materiali originali di un fondo deve essere presentata, da chi ne abbia interesse, a Fondazione e agli eventuali proprietari dei fondi.
   L’autorizzazione rilasciata da Fondazione e/o dagli eventuali proprietari dei fondi è personale e incedibile e, salva diversa indicazione, dà diritto alla riproduzione, per una sola volta e in un unico esemplare.
3. Il materiale deve essere riprodotto nel rispetto della legge sul diritto d’autore: Fondazione non si assume alcuna responsabilità per l’uso non autorizzato delle immagini e/o per eventuali diritti reclamati dall’autore o dagli aventi diritto.
4. Non saranno accolte richieste di riproduzione che superino il 30% della documentazione contenuta nell’unità archivistica.
5. I documenti vanno consultati ed eventualmente selezionati per la riproduzione secondo l’ordine in cui si trovano nel fascicolo e non devono essere rimossi per nessuna ragione.
6. La realizzazione della riproduzione, effettuata direttamente da Fondazione Mondadori ovvero ad opera dei soggetti autorizzati a seconda delle modalità previste nell’autorizzazione, è subordinata alla presentazione di copia autentica dell’autorizzazione dagli eventuali proprietari dei fondi.
7. Il soggetto autorizzato dovrà compilare l’apposito modulo con il proprio nominativo, la data in cui hanno luogo le riproduzioni, il numero di copie effettuate, le unità documentarie riprodotte. È altresì annotato se la riproduzione è stata effettuata direttamente da Fondazione Mondadori o da terzi autorizzati.
8. Fondazione Mondadori ha il diritto di sospendere l’esecuzione delle riproduzioni o non darvi corso nel caso in cui l’autorizzazione non individui con sufficiente precisione a quali unità archivistiche di un fondo si riferisce, così come ogni altro elemento rilevante ai fini della loro corretta esecuzione.
9. Fondazione Mondadori è tenuta ad informare senza indugio gli eventuali proprietari dei fondi e la Soprintendenza Archivistica per la Lombardia di qualsiasi danno riscontrabile negli originali a seguito della riproduzione al fine di consentire il perseguimento dell’illecito e l’adozione di qualsiasi provvedimento di interdizione o sospensione dell’accesso ad archivi di beni culturali.

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ART. 6 COPIE DELLE RIPRODUZIONI

1. Salvo quanto previsto al successivo paragrafo e la riproduzione fatta a mano di singole opere o brani di opere per uso personale dei lettori, è vietata la duplicazione (anche in altro formato o su altro supporto, compresa la stampa di file digitali), con qualsiasi tecnica, delle riproduzioni dei materiali di un fondo.
2. Fondazione Mondadori è autorizzata a rilasciare, in nome e per conto degli eventuali proprietari dei fondi, copie delle riproduzioni dei documenti di un fondo alla condizione che il richiedente compili e sottoscriva una dichiarazione secondo il modulo all’uopo predisposto e a disposizione degli utenti del fondi.
3. Qualsiasi richiesta di riproduzione non riconducibile alle ipotesi previste nel modulo di cui al punto precedente può essere presentata, da chi ne abbia interesse, agli eventuali proprietari dei fondi.
   In quest’ultimo caso, Fondazione Mondadori esegue e rilascia all’autorizzato la duplicazione a fronte della presentazione di copia autentica dell’autorizzazione rilasciata dagli eventuali proprietari dei fondi e alla registrazione, nell’apposito registro, del nominativo del soggetto autorizzato, della data in cui hanno luogo le riproduzioni, del numero di copie effettuate e dell’unità documentaria riprodotta.
   L’autorizzazione rilasciata dagli eventuali proprietari dei fondi è personale e incedibile e, salva diversa indicazione, dà diritto a ottenere una duplicazione, per una sola volta e in un unico esemplare.
   Copia autentica dell’autorizzazione rilasciata dagli eventuali proprietari dei fondi è conservata presso Fondazione Mondadori.
4. Fondazione Mondadori ha il diritto di sospendere l’esecuzione delle riproduzioni o non darvi corso nel caso in cui l’autorizzazione non individui con sufficiente precisione a quali unità archivistiche di un fondo si riferisce, così come ogni altro elemento rilevante ai fini della loro corretta esecuzione.

È illecita qualsiasi utilizzazione dei materiali di un fondo e delle loro riproduzioni in modi o forme diverse da quanto stabilito dal presente regolamento.

La Direzione
Milano, 27 giugno 2013

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